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by • 21 maggio 2013 • UncategorizedComments (0)1333

Come smettere di affogare tra gli appunti e renderli utili

L’originale di questo post lo trovate qui www.bombshelle.com

E’ capitato a tutti noi. Andiamo ad un convegno, compriamo un prodotto,  guardiamo una serie di video davvero interessanti, leggiamo un libro o un blog che ci forniscono tanti spunti di ispirazione e, alla fine, ci ritroviamo con tonnellate di appunti. Senza un metodo per organizzarli e ordinarli, solitamente gli appunti rimangono salvati in una cartella sul PC o finiscono archiviati in un raccoglitore e nessuno li leggerà più. Tutte le informazioni rimarranno inutilizzate. Abbastanza triste, non ti pare?

Il problema è non avere una strategia che ci permette di rendere i nostri appunti qualcosa di davvero utile per noi. Se provi a prendere  spunto da questo post, avrai una strategia. Non devi per forza fare esattamente ciò che faccio io, puoi scegliere le tue categorie e il sistema che funziona meglio per te. Quello che conta è avere una strategia.

Di cosa hai bisogno per iniziare

  • Un posto dove conservare le informazioni – Puoi utilizzare Springpad, Evernote, Thoughtboxes, o anche un semplice caro vecchio raccoglitore (per chi non amasse la tecnologia).
  • Un posto dove tieni traccia di tutte le azioni da completare… in questo modo non le potrete scordare. Dovete avere  un modo per listare e spuntare azioni e attività da fare/completate.

Adesso che sai cosa ti serve, possiamo iniziare.

Classifica le informazioni. Si, è proprio così semplice. Probabilmente vuoi tenere una copia originale dei tuoi appunti in un unico “contenitore” ed è giusto che tu lo faccia. Tuttavia, limitarsi a conservare le informazioni non ti porterà molto lontano e non sarà molto utile, cosa di cui probabilmente ti sei già accorto.

Ecco la chiave per una classificazione efficace: devi classificare le informazioni in categorie che sono utili PER TE. Non organizzarle sulla base del nome della persona che ha tenuto il convegno, del  nome dell’autore del libro ecc. No!

Queste che seguono sono le categorie che io utilizzo e che possono adattarsi abbastanza bene a molte esigenze.

  • Azioni. Queste sono ovviamente le annotazioni che riguardano cose da fare e che si possono fare. Attenzione, non tutte le cose le DEVI fare immediatamente (sono sicura che non vuoi ritrovarti con una to do list lunga chilometri e arrenderti all’impresa ancora prima di cominciare). Si tratta di azioni che si POSSONO fare. (nel senso che avresti già a disposizione i mezzi per farle)
  • Un giorno o l’altro. Queste sono  le annotazioni riguardanti cose che vuoi fare ma che non sono fattibili ora per qualsivoglia motivo. Non le vuoi perdere, ne vuoi tenere traccia e quindi le conservi nella categoria “un giorno o l’altro” . Periodicamente dovresti rivedere cosa contiene questa categoria e fare pulizia. (es. spostare nelle azioni  qualcosa che diventa fattibile o cancellare qualcosa che non ti interessa più)

  • Consultazione. Qui inserirai tutte le informazioni che non hanno come conseguenza un’azione (ne immediatamente ne in un prossimo future) ma che vuoi conservare per un motive preciso – molto spesso come ispirazione. Questa categoria è tanto importante quanto le precedenti perchè rivedendo di tanto in tanto cosa contiene, troverai nuova ispirazione e ne scaturiranno nuove idee.

Quando scorri gli appunti può capitare che tu faccia fatica a capire in che categoria classificarne alcuni. Sono sicura però che hai un modo per segnare, all’interno degli appunti, le informazioni più importanti; c’è chi le sottolinea, chi le evidenzia, chi le cerchia, ecc. Ti consiglio quindi di partire da queste informazioni più importanti e chiederti: c’è qualche azione che scaturisce da questa informazione? Posso attuarla subito? Rispondendo a queste domande saprai esattamente in che categoria classificare l’informazione.

Ecco un flow chart che rappresenta la situazione

 

Complimenti,  hai organizzato i tuoi appunti! La categoria “un giorno o l’altro” e la categoria “consultazione” dovrebbero essere conservate in un posto di facile accesso dato che dovrai controllarne il contenuto con una certa regolarità. La frequenza con cui farlo la puoi scegliere liberamente, io solitamente la controllo due volte al mese e sposto gli appunti nelle altre due categorie quando necessario.

La categoria “Azioni” deve essere invece collocata in un “posto” in cui sei sicuro che svolgerai le azioni contenute o tutto il tuo sforzo di archiviazione sarà nullo.  Distribuisci le azioni da fare nei giorni o settimane a seguire e fai tutto ciò che serve per completarle.

Adesso fai un passo indietro e guarda a tutto quello che hai fatto fino a qui. Ti senti meglio, non è vero? Questo è la strategia che utilizzo sempre e l’unica che mi permette di far buon uso di appunti e informazioni anziché sprecarle.

 

 

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